Kısaca
- Hukuki yapı: muayenehane hekimin şahsına bağlıdır; birden fazla adreste hizmet farklı bir kuruluş türü gerektirebilir.
- Hasta kaydı tek olmalı; hasta hangi şubeye giderse gitsin aynı kart açılmalı.
- Fiyat, yetki ve raporlama şube bazında ayrı, merkezde bir arada görülmeli.
Bu yazıda
Başarılı bir kliniğin ikinci adresi açma isteği doğal bir büyüme adımıdır. Ama ikinci şubeyle birlikte, tek adreste hiç sorulmayan sorular ortaya çıkar: Hasta hangi şubenin hastası? Sekreter öbür şubenin kasasını görebilir mi? Aynı işlemin fiyatı iki şubede aynı mı? Bu soruların cevabını açılıştan önce vermek, sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.
Tek hasta kaydı
İki şubenin ayrı hasta listeleri tutması en sık yapılan hatadır. Hasta bir gün bir şubeye, ertesi ay öbürüne gidebilir; ikisinde ayrı kartı olursa geçmişi bölünür, aynı kişi iki kez kaydedilir ve raporlar şişer. Hasta kaydı tek olmalı, randevu ve işlem hangi şubede yapıldıysa oraya bağlanmalı.
Yetkiler: herkes kendi şubesini görsün
- Sekreter ve asistanlar yalnız çalıştıkları şubenin takvimini ve kasasını görsün.
- Hekimler hangi şubede hangi gün çalıştıklarını tek takvimde görsün; aynı saate iki şubede randevu verilmesin.
- Yönetici ya da klinik sahibi iki şubeyi birlikte ve ayrı ayrı görebilsin.
Fiyat listesi: tek mi, ayrı mı?
İki şubede aynı fiyatı uygulamak hastalar için anlaşılırdır; semtlerin farklı olduğu durumlarda ayrı fiyat listesi de bir tercih olabilir. Hangisini seçerseniz seçin, kararı yazılı hâle getirin ve paket ya da seans satışlarında hastanın paketini hangi şubede kullanabileceğini baştan belirleyin.
Stok ve kasa
- Her şubenin stoku ayrı sayılsın; şubeler arası malzeme transferi kayıtla yapılsın.
- Gün sonu kasa kapanışı her şubede ayrı yapılsın, merkezde toplansın.
- Makbuz ve belge düzeninin iki şubede aynı işlediğinden emin olun; mali müşaviriniz her iki adresin kaydını da görebilsin.
Raporlama: karşılaştırmayı mümkün kılın
İkinci şubenin asıl değeri, birbirinden öğrenebilen iki işletme olmasıdır. Randevu doluluğu, iptal oranı, işlem dağılımı ve tahsilat şube bazında aynı tanımlarla ölçülürse, bir şubede işe yarayan bir düzeni öbürüne taşıyabilirsiniz. Tanımlar farklıysa rakamlar karşılaştırılamaz.
İkinci şube, birinci şubenin düzenini büyütür; düzen yoksa düzensizliği büyütür.
