Kısaca
- Her kalem için bir alt sınır belirleyin; sipariş o sınıra inildiğinde verilir, bittiğinde değil.
- Son kullanma tarihi yakın olanı önce kullanın ve tarihleri kayıt altına alın.
- Stoktan düşümü işlemle ilişkilendirmek, hangi işlemin ne kadar malzeme harcadığını gösterir.
Bu yazıda
Küçük bir klinikte stok takibi genellikle bir kişinin hafızasına emanettir: dolabı en sık açan kişi neyin azaldığını bilir. Bu düzen, o kişi izne çıktığı ya da yoğun bir haftada dolaba bakamadığı gün bozulur. Sonuç tanıdıktır: işlem sırasında biten malzeme, acele sipariş, bazen de ertelenen randevu.
Önce listeyi kısaltın
Her şeyi takip etmeye çalışmak, hiçbir şeyi takip edememekle sonuçlanır. İşe, bittiğinde işi durduran kalemlerden başlayın: branşınızın temel sarf malzemeleri, steril paketler, sık kullanılan ilaç ve solüsyonlar. Kâğıt havlu ile dolgu malzemesini aynı sıklıkla saymak zorunda değilsiniz.
Alt sınır: siparişin tetikleyicisi
Her kritik kalem için bir alt sınır belirleyin: stok bu seviyeye indiğinde sipariş verilir. Alt sınırı hesaplarken iki şeye bakın: o kalemi haftada ne kadar kullandığınız ve tedarikçinin malzemeyi kaç günde getirdiği. Tedarik süresi boyunca harcayacağınız miktar ve küçük bir güvenlik payı, alt sınırınızdır.
Son kullanma tarihi: önce çıkan önce gitsin
- Yeni gelen malzemeyi rafın arkasına, tarihi yakın olanı öne koyun.
- Tarihi kısa ürünlerde (bazı ilaçlar, solüsyonlar, steril paketler) son kullanma tarihini kayda geçirin.
- Ayda bir, tarihi önümüzdeki haftalarda dolacak ürünleri listeleyin; ya önce onları kullanın ya da tedarikçiyle değişim konuşun.
Düşümü işleme bağlayın
Stok takibinin en güçlü hâli, malzemenin işlemle birlikte düşmesidir: bir dolgu işlemi kaydedildiğinde kullanılan malzeme de stoktan düşer. Böylece hem sayım kendiliğinden güncel kalır hem de hangi işlemin gerçekte ne kadar malzeme harcadığı görünür hâle gelir. Bu bilgi, fiyatlandırma kararlarınızın da dayanağıdır.
Sayım: az ama düzenli
- Kritik kalemleri haftada bir, diğerlerini ayda bir sayın.
- Sayımı her seferinde aynı kişi yapsın ya da görev açıkça el değiştirsin.
- Kayıttaki miktar ile raftaki miktar arasındaki farkı not edin; sürekli fark çıkan bir kalem, düşümün unutulduğu bir işleme işaret eder.
İyi bir stok düzeni fark edilmez; yalnızca malzeme hiç bitmediği için fark edilmez.
